Low Code in der Stadt Gütersloh

Ausgangssituation

Viele Verwaltungsprozesse werden traditionell durch eine Kombination aus Papierformularen, E-Mails, Excel-Listen und verschiedenen Fachanwendungen unterstützt. Dies führt häufig zu Medienbrüchen, erhöhtem Abstimmungsaufwand und mehrfacher Datenerfassung.
Gleichzeitig verändern sich Anforderungen und Arbeitsabläufe regelmäßig. Neue digitale Lösungen müssen daher flexibel entwickelt und angepasst werden können.

Projektziel

Ziel des Projekts ist es, mit der Low-Code-Plattform REI3 eine gemeinsame Grundlage für digitale Verwaltungsanwendungen zu schaffen.
Die Plattform soll dabei helfen,
• Verwaltungsprozesse schneller zu digitalisieren,
• wiederkehrende Aufgaben effizienter zu gestalten,
• Daten strukturiert zu erfassen,
• Arbeitsabläufe transparenter zu machen und
• digitale Lösungen schrittweise weiterzuentwickeln.
Gleichzeitig sollen Fachbereiche ihre Anforderungen leichter einbringen können, da Prozesse und Abläufe verständlich und nachvollziehbar modelliert werden.

Wie funktioniert Low Code?

Low Code setzt auf ein Baukastensystem. Viele Funktionen werden aus bereits vorhandenen Bausteinen zusammengestellt, anstatt sie jedes Mal neu zu programmieren.
Zu diesen Bausteinen gehören beispielsweise:
• Formulare
• Tabellen
• Rollen- und Berechtigungskonzepte
• Arbeitsabläufe und Freigaben
• Auswertungen und Berichte
Dadurch können Anwendungen schneller erstellt und bei Bedarf unkompliziert erweitert werden.

Einsatzmöglichkeiten in der Verwaltung

Low Code eignet sich besonders für wiederkehrende Verwaltungsaufgaben und interne Prozesse.
Typische Anwendungsbeispiele sind:
• Antragsverfahren
• Freigabe- und Genehmigungsprozesse
• Aufgaben- und Maßnahmenlisten
• Dokumentationen
• interne Abstimmungen
• Auswertungen und Berichte
Die Anwendungen können individuell an die Anforderungen der Stadtverwaltung angepasst werden.

Eine erste Anwendung, die bereits erfolgreich umgesetzt wurde, ist eine Direktvergabedatenbank. Hier werden alle Direktaufträge und Nachträge für die gesamte Stadt zentral verwaltet.

Vorteile für die Stadt Gütersloh

Schnellere Digitalisierung
Im Vergleich zur klassischen Softwareentwicklung müssen viele Funktionen nicht für jede Anwendung neu programmiert werden. Dadurch können digitale Lösungen schneller umgesetzt werden.

Flexible Weiterentwicklung
Anforderungen ändern sich im Verwaltungsalltag regelmäßig. Anpassungen und Verbesserungen können häufig schneller vorgenommen werden, sodass Anwendungen kontinuierlich weiterentwickelt werden können.

Weniger Medienbrüche
Papierformulare, E-Mails und Excel-Listen können durch digitale Prozesse ersetzt oder ergänzt werden. Informationen werden an zentraler Stelle erfasst und verarbeitet.

Bessere Datennutzung
Daten werden strukturiert gespeichert und können einfacher ausgewertet werden. Das schafft Transparenz und unterstützt datenbasierte Entscheidungen.

Zeitersparnis und Transparenz
Digitale Arbeitsabläufe werden übersichtlicher und nachvollziehbarer. Prozesse können einfacher dokumentiert, verfolgt und optimiert werden. Dies spart Entwicklungs- und Bearbeitungszeit.

Nutzen für Bürgerinnen und Bürger
Auch Bürgerinnen und Bürger profitieren von der Nutzung von Low Code in der Stadtverwaltung. Digitale Anwendungen können schneller bereitgestellt und einfacher an neue Anforderungen angepasst werden. Dadurch werden Verwaltungsleistungen schrittweise digitaler, transparenter und benutzerfreundlicher.
Anträge und Anliegen können zunehmend online bearbeitet werden, wodurch Wege, Papierformulare und doppelte Dateneingaben reduziert werden. Gleichzeitig sorgen strukturierte Prozesse dafür, dass Anfragen nachvollziehbarer bearbeitet und Informationen schneller bereitgestellt werden können.
Da neue digitale Lösungen mit geringerem Entwicklungsaufwand umgesetzt werden können, können Verbesserungen und neue Angebote schneller entstehen. So trägt die Low-Code-Plattform dazu bei, Verwaltungsservices kontinuierlich weiterzuentwickeln und den Zugang zu städtischen Leistungen für Bürgerinnen und Bürger zu erleichtern.

Gemeinsame technische Grundlage

Ein besonderer Vorteil der Low-Code-Plattform ist die gemeinsame technische Basis für viele Anwendungen.
Schnittstellen zu bestehenden Fachverfahren oder anderen Systemen müssen in der Regel nur einmal entwickelt werden. Anschließend können diese Verbindungen von weiteren Anwendungen auf der Plattform genutzt werden.

Dadurch werden:
• Entwicklungsaufwände reduziert,
• Kosten gesenkt,
• Doppelentwicklungen vermieden und
• neue Anwendungen schneller umgesetzt.

Zusammenarbeit und Open Source

REI3 basiert auf Open-Source-Technologie. Dadurch können entwickelte Lösungen leichter mit anderen Kommunen geteilt und gemeinsam weiterentwickelt werden.
Gute digitale Lösungen müssen nicht in jeder Verwaltung neu entstehen. Stattdessen können Erfahrungen, Anwendungen und Weiterentwicklungen kommunenübergreifend genutzt werden.
So trägt Low Code dazu bei, die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung effizienter und nachhaltiger zu gestalten.